Osnivanje udruženja u Srbiji: Registracija, dokumentacija i obaveze osnivača

Prema dostupnim podacima, u Srbiji postoji više od 35.000,00 udruženja, što ukazuje na trend osnivanja udruženja u Srbiji kao neprofitnih organizacija. Naime, osnivanje udruženja jeste postupak osnivanja dobrovoljne i nevladine nedobitne organizacije od strane više fizičkih ili pravnih lica. Ovakva organizacija za cilj ima ostvarivanje određenog zajedničkog ili opšteg cilja i interesa, a važno je da takav cilj i interes nisu protivni Ustavu i zakonu.

U ovom vodiču ćemo detaljno pojasniti postupak registracije udruženja, odnosno osnivanje NVO uključujući i APR registraciju udruženja i troškove koji su povezani sa tim postupkom.  

Šta je udruženje, udruženje građana i NVO?

Prvo pitanje koje se nameće jeste šta je udruženje, odnosno kako se isto registruje. Udruženje jeste dobrovoljna, nevladina i nedobitna organizacija osnovana radi ostvarivanja zajedničkog ili opšteg cilja, a status pravnog lica stiče upisom u registar Agencije za privredne registre. Zakonom o udruženjima predviđeno je da je upis u registar dobrovoljan, ali da udruženje status pravnog lica stiče danom upisa u registar.

U praksi se često koriste i termini kao što su udruženje građana i NVO, odnosno nevladina organizacija, ali u pitanju jeste nevladina, nedobitna organizacija, odnosno neprofitno udruženje nezavisno od države.

Za određene vrste udruživanja građana važe posebna pravila, kao što su političke stranke, sindikati, udruženja organizovana radi obavljanja određenih delatnosti u cilju sticanja dobiti, zatim sportske organizacije i udruženja, crkve i verske zajednice.

Ko može da osnuje udruženje u Srbiji?

Prvo pitanje koje se postavlja jeste ko može biti osnivač udruženja. Osnivači udruženja mogu biti domaća i strana fizička i pravna lica.

Dalje, važno je znati i koliko osnivača je potrebno za udruženje. Naime, udruženje mogu osnovati najmanje tri osnivača, s tim da najmanje jedan mora imati prebivalište, odnosno sedište na teritoriji Srbije.

Ono što je zanimljivo i značajno jeste da osnivač može biti i maloletno lice sa navršenih 14 godina uz overenu saglasnost zakonskog zastupnika. Saglasnost zakonskog zastupnika mora biti data u pisanoj formi i potpis mora biti overen kod javnog beležnika.

Pored toga, često pitanje iz prakse jeste i da li stranac može osnovati udruženje, a odgovor je pozitivan – stranac može biti osnivač udruženja u Srbiji. U ovom slučaju je bitno voditi računa da makar jedan od osnivača ima prebivalište, odnosno sedište na teritoriji Srbije.

Naziv, sedište i ciljevi udruženja pre registracije

Pre pripreme dokumentacije koja je potrebna za osnivanje udruženja potrebno je definisati određene bitne stavke: naziv udruženja, sedište, ciljeve, oblast ostvarivanja ciljeva, osnovne aktivnosti i lice ovlašćeno za zastupanje.

Posebno je važno sprovesti proveru naziva udruženja u APR-u pre podnošenja prijave, jer naziv ne bi trebalo da stvara zabunu niti da bude u koliziji sa već registrovanim nazivima.

Sedište udruženja treba biti na adresi koja se nalazi na teritoriji Srbije, dok ciljevi udruženja treba da budu jasno usklađeni kroz osnivački akt, statut i registracionu prijavu.

Kako izgleda postupak osnivanja udruženja?

Pre navođenja liste dokumentacije potrebne za osnivanje udruženja, pojasnićemo postupak osnivanja udruženja korak po korak.

Dogovor osnivača

Pre pripreme bilo kakve dokumentacije i započinjanja procedure osnivanja udruženja, neophodno je da postoji dogovor najmanje tri osnivača da se osnuje udruženje.

Najmanje jedan od osnivača mora imati prebivalište odnosno sedište na teritoriji Republike Srbije, a u pogledu starosne granice propisan je uslov da se za osnivače sa navršenih 14 godina života mora priložiti i izjava o davanju saglasnosti njegovog zakonskog zastupnika.

Priprema osnivačkog akta i statuta

Nakon postignutog dogovora pristupa se pripremi osnivačkog akta i statuta udruženja. Osnivački akt je osnovni dokument čijim se usvajanjem osniva udruženje i isti sadrži najbitnije podatke, uključujući i naznačenje ciljeva radi kojih se osniva udruženje.

Pored osnivačkog akta, potrebno je pripremiti i statut udruženja. Statut udruženja predstavlja dokument koji na sveobuhvatan način definiše i uređuje način funkcionisanja udruženja, zastupanje udruženja, prava, obaveze i odgovornosti članova i druga značajna pitanja.

Održavanje osnivačke skupštine

Sam postupak osnivanja udruženja se odvija na osnivačkoj skupštini usvajanjem osnivačkog akta, statuta i izborom lica ovlašćenog za zastupanje udruženja. Tokom osnivačke skupštine se vodi i zapisnik koji je potrebno priložiti radi upisa udruženja u registar.

Dakle, na osnivačkoj skupštini se usvajaju osnivački akt i statut, bira lice ovlašćeno za zastupanje i donose odluke potrebne za registraciju udruženja. Stoga, zapisnik sa osnivačke skupštine postaje deo registracione dokumentacije, pa podaci u njemu treba da budu usklađeni sa statutom, osnivačkim aktom i registracionom prijavom koja se podnosi APR-u.

Podnošenje registracione prijave Agenciji za privredne registre

Nakon pripreme i usvajanja svih potrebnih dokumenata na osnivačkoj skupštini, priprema se i popunjava registraciona prijava za upis osnivanja udruženja koja se podnosi APR-u.

Postupak upisa pokreće se podnošenjem prijave za upis udruženja u Registar udruženja i jedinstvene registracione prijave. Na taj način se, uz prijavu za upis u Registar, udruženju dodeljuje PIB, koji je generisan u rešenju APR-a o upisu u Registar udruženja.

Uz registracionu prijavu se podnosi i obavezna prateća dokumentacija kao i dokaz o uplati odgovarajuće naknade.

Ukoliko je dostavljena registraciona prijava uredna, APR u roku od pet radnih dana donosi rešenje o upisu osnivanja udruženja.

Dokumentacija potrebna za osnivanje udruženja

Dokumentacija za osnivanje udruženja obuhvata niz dokumenata koje je potrebno pripremiti pre podnošenja registracione prijave APR-u. Dokumenta za registraciju udruženja obuhvata:

• Osnivački akt udruženja;
• Statut udruženja (potrebno je dostaviti statut u originalu);
• Izjavu zakonskog zastupnika ukoliko je osnivač maloletno lice (u ovom slučaju potpis zakonskog zastupnika na izjavi mora biti overen);
• Zapisnik sa osnivačke skupštine;
• Odluka o izboru zastupnika udruženja;
• Lični dokument zastupnika (fotokopija lične karte ili putni dokument);
• Dokaz o uplati naknade za registraciju.

Svi podaci sadržani u gorenavedenim dokumentima moraju biti usklađeni kroz sva dokumenta: naziv, sedište, ciljevi, osnivači, zastupnik i datum donošenja akata, kako bi registracija udruženja bila uspešna.

Statut udruženja i osnivački akt

Udruženje mora posedovati i osnivački akt i statut, a razlika između osnivačkog akta i statuta udruženja je u sledećem: osnivački akt sadrži najbitnije informacije i podatke o udruženju i njime se potvrđuje osnivanje udruženja, dok statut predstavlja osnovni opšti akt i njime se na detaljan način utvrđuje i definiše rad udruženja.

Naravno, osnivački akt udruženja i statut udruženja moraju biti međusobno usklađeni, naročito u pogledu naziva, sedišta, ciljeva, podataka o osnivačima i zastupniku. Ono šta sadrži statut udruženja, između ostalog, jesu odredbe kojima se uređuje unutrašnja organizacija udruženja, organi, njihova ovlašćenja, sastav, način izbora i opoziva, trajanje mandata i način odlučivanja; postupak za izmene i dopune statuta i postupak donošenja i izmena drugih opštih akata, zastupanje udruženja i brojna druga pitanja.

Iako se na internetu može naći primer osnivačkog akta udruženja, važno je dobro proveriti od strane stručnog lica da li takav osnivački akt sadrži sve obavezne podatke kao i da li je sačinjen na način da reflektuje rad tog konkretnog udruženja.

Registracija udruženja u APR-u: rokovi, takse i rešenje

Nakon podnošenja prijave registracije udruženja APR proverava da li su ispunjeni zakonski uslovi za upis u registar.

Koliko traje osnivanje udruženja zavisi od činjenice da li je podneta dokumentacija uredna. Ukoliko su prijava i dokumentacija uredni, registrator u roku od pet radnih dana od prijema prijave u APR donosi rešenje registraciji udruženja i objavljuje statut na internet strani Agencije.

Ukoliko prijava ima nedostatke, APR donosi rešenje o odbacivanju prijave i navodi koji uslovi nisu ispunjeni. Praktično to znači da dokumentaciju podnetu APR-u treba dopuniti ili ispraviti, a ne nužno da udruženje ne može biti osnovano. Zbog toga je preporučljivo prilikom pripreme dokumentacije i registracione prijave angažovati stručnog pravnog savetnika, kako ne bi došlo do odbacivanja prijave i time većih troškova.

Koliko košta osnivanje udruženja zavisi od konkretnog slučaja, ali postoje određeni troškovi koji su nužni, a obuhvataju:

• Taksu za osnivanje udruženja, odnosno naknadu koja se plaća APR-u;
• Trošak overe potpisa na izjavi zakonskog zastupnika ukoliko je osnivač maloletno lice;
• Trošak izrade pečata udruženja;
• Naknadu u pogledu pravne pomoći koju pruža advokat prilikom sačinjavanja dokumentacije i podnošenja prijave APR-u.

Šta nakon registracije udruženja: PIB, račun, pečat i obaveze

Nakon što APR donese rešenje o registraciji, udruženje formalno stiče status pravnog lica i može da započne sa radom. Međutim, registracija je tek prvi korak. Da bi udruženje moglo nesmetano da funkcioniše, potrebno je obaviti nekoliko praktičnih i administrativnih radnji, kao i upoznati se sa osnovnim obavezama koje postoje nakon osnivanja.

Preuzimanje rešenja i provera podataka

Po izvršenoj registraciji potrebno je, najpre, preuzeti rešenje o registraciji udruženja u APR-u i proveriti da li su svi podaci u rešenju tačni:

• naziv udruženja,
• sedište,
• zastupnik,
• ciljevi udruženja,
• ostali registrovani podaci.

Ujedno, prilikom procedure registrovanja udruženja dodeliće se i PIB udruženja u okviru postupka registracije.

PIB će vam biti potreban za:

• otvaranje poslovnog računa,
• zaključivanje ugovora,
• eventualne poreske prijave,
• saradnju sa donatorima i institucijama.

Sledeće pitanje koje se postavlja jeste da li je potreban pečat udruženja. Pečat više nije zakonski obavezan za većinu pravnih lica u Srbiji. Ipak, mnoga udruženja ga i dalje izrađuju zbog praktičnih razloga.

Pečat može biti koristan prilikom:

• saradnje sa pojedinim institucijama,
• internih akata i odluka,
• rada sa bankama koje ga i dalje mogu tražiti u određenim procedurama.

Otvaranje računa udruženja u banci

Naredni korak jeste otvaranje poslovnog računa udruženja u banci.

Prilikom otvaranja računa banka najčešće traži:

• rešenje o registraciji,
• PIB,
• identifikaciona dokumenta zastupnika,
• statut ili drugi osnivački akt (u zavisnosti od banke),
• karton deponovanih potpisa.

Račun udruženja u banci je neophodan za prijem članarina, donacija, projektnog finansiranja, sponzorstava i drugih uplata.

Nakon osnivanja važno je uspostaviti osnovnu organizaciju rada u skladu sa statutom.

To obično podrazumeva:

• definisanje nadležnosti organa udruženja,
• planiranje sednica i donošenja odluka,
• vođenje zapisnika,
• organizovanje članstva,
• uspostavljanje internih procedura za finansije i dokumentaciju.

Što je organizacija jasnije postavljena od početka, to će kasnije biti manje administrativnih problema, pa je korisno postaviti dobre temelje odmah po osnivanju udruženja.

Evidentiranje stvarnih vlasnika

Jedna od obaveza koju osnivači često previdе jeste evidentiranje stvarnih vlasnika.

Prema pravilima Centralne evidencije stvarnih vlasnika, obavezu evidentiranja imaju i udruženja, osim pojedinih zakonom izuzetih organizacija (npr. političkih stranaka, sindikata, sportskih organizacija i udruženja, crkava i verskih zajednica).

Lice ovlašćeno za zastupanje udruženja dužno je da evidentira podatke o stvarnim vlasnicima najkasnije u roku od 15 dana od osnivanja udruženja, kao i u roku od 15 dana od svake relevantne promene.

Prijava promene registrovanih podataka APR-u

U slučaju nastanka bilo kakve promene podataka koje se tiče udruženja, potrebno je prijaviti takvu promenu APR-u i registrovati nove podatke. Udruženje je dužno da APR-u prijavi svaku promenu podataka koji se upisuju u Registar u roku od 15 dana od dana nastale promene.

To se, između ostalog, odnosi na:

• promenu sedišta,
• promenu zastupnika,
• promenu naziva,
• izmene statuta,
• druge podatke koji se registruju kod APR-a.

Neblagovremena prijava može dovesti do dodatnih troškova registracije i administrativnih komplikacija.

Vođenje poslovne i finansijske dokumentacije

Svako udruženje treba da vodi urednu poslovnu i finansijsku dokumentaciju, bez obzira na veličinu organizacije.

To podrazumeva čuvanje:

• odluka organa udruženja,
• zapisnika sa sednica,
• ugovora,
• finansijske dokumentacije,
• evidencije o prihodima i rashodima,
• dokumentacije vezane za projekte i donacije.

Uredna evidencija nije važna samo zbog zakonskih obaveza, već i zbog transparentnosti prema članovima, donatorima i partnerima.

Štaviše, shodno Zakonu, udruženje je u obavezi da vodi poslovne knjige i sačinjava finansijske izveštaje, a ujedno godišnji obračuni i izveštaj o aktivnostima udruženja se podnose članovima udruženja. Na taj način predviđena je transparentnost u radu udruženja.

Da li udruženje može da obavlja privrednu delatnost?

Jedno od najčešćih pitanja nakon osnivanja jeste da li udruženje može da ostvaruje prihode i obavlja privrednu delatnost. Odgovor je da, ali pod određenim uslovima.

Važno je razumeti da udruženje nije osnovano radi sticanja dobiti i raspodele profita svojim članovima. Njegova osnovna svrha je ostvarivanje ciljeva definisanih statutom. Ipak, zakon dozvoljava da udruženje obavlja određene privredne aktivnosti koje pomažu finansiranju tih ciljeva.

Udruženje može ostvarivati prihode iz različitih izvora, kao što su:

• članarina udruženja,
• donacije fizičkih i pravnih lica,
• grantovi i projektno finansiranje,
• sponzorstva,
• prihodi od privredne delatnosti koja je dozvoljena zakonom.

Međutim, ostvarena sredstva moraju biti korišćena za ostvarivanje ciljeva udruženja, a ne za raspodelu članovima, osnivačima ili drugim povezanim licima.

Važno je napomenuti i pod kojim uslovima udruženje može da obavlja privrednu delatnost.

Prema Zakonu o udruženjima, udruženje može neposredno da obavlja privrednu ili drugu delatnost kojom se stiče dobit ako su ispunjeni sledeći uslovi:

• Delatnost mora biti u vezi sa statutarnim ciljevima udruženja;
• Delatnost mora biti predviđena statutom;
• Delatnost mora biti manjeg obima, odnosno obavljati se u meri potrebnoj za ostvarivanje ciljeva udruženja.

To znači da privredna delatnost udruženja ne sme postati njegova osnovna svrha, već treba da predstavlja pomoćni način finansiranja aktivnosti koje proizlaze iz statuta.

Privredna delatnost udruženja mora biti registrovana u APR-u pre nego što udruženje počne da je obavlja.

Udruženje nakon sticanja statusa pravnog lica može podneti prijavu za upis privredne delatnosti koju neposredno obavlja, pod uslovom da je ta delatnost predviđena statutom.

Drugim rečima:

• nije dovoljno samo da statut pominje delatnost,
• potrebno je i da delatnost bude upisana u registar,
• obavljanje delatnosti može početi tek nakon registracije.

Najčešće greške kod osnivanja udruženja

Postupak osnivanja udruženja u Srbiji nije naročito komplikovan, ali određene greške mogu dovesti do odbacivanja prijave, potrebe za dopunom dokumentacije ili kasnijih problema u radu organizacije. Većina njih može se izbeći pažljivom pripremom dokumentacije pre podnošenja prijave APR-u.

U nastavku su najčešće greške kod osnivanja udruženja koje se pojavljuju u praksi.

Neusklađeni podaci u dokumentaciji

Jedan od najčešćih razloga za probleme u registraciji jeste kada podaci nisu usklađeni u svim dokumentima.

Na primer:

• naziv udruženja nije identičan u statutu i osnivačkom aktu,
• adresa sedišta se razlikuje u pojedinim dokumentima,
• podaci o zastupniku nisu dosledno navedeni u svim dokumentima.

Neproveren naziv udruženja

Pre podnošenja prijave preporučljivo je proveriti da li je željeni naziv već registrovan ili previše sličan postojećem nazivu drugog udruženja.

Naziv mora biti dovoljno razlikovan kako ne bi stvarao zabunu u pravnom prometu. Ukoliko naziv ne ispunjava uslove, može doći do odbijanja registracije ili zahteva za izmenu dokumentacije.

Nejasno definisani ciljevi udruženja

Ciljevi predstavljaju jedan od osnovnih elemenata statuta.

Previše opšti, kontradiktorni ili neprecizno formulisani ciljevi mogu izazvati dodatna pitanja tokom postupka registracije, ali i kasnije probleme prilikom konkurisanja za projekte, saradnje sa institucijama ili registracije privredne delatnosti.

Dobro definisani ciljevi treba jasno da pokažu čime će se udruženje baviti i koju društvenu svrhu ostvaruje.

Nepotpun ili neuredan zapisnik sa osnivačke skupštine

Zapisnik treba da sadrži ključne odluke donete na osnivačkoj skupštini.

Problemi nastaju kada nedostaju:

• podaci o prisutnim osnivačima,
• odluka o osnivanju,
• usvajanje statuta,
• izbor zastupnika,
• potpisi ovlašćenih lica.

Nepotpuna dokumentacija često dovodi do potrebe za naknadnim dopunama.

Nedostaci u odluci o imenovanju zastupnika udruženja

Ako odluka nije precizna ili nedostaju potrebni podaci o zastupniku, prijava može biti odbačena ili vraćena na dopunu.

Zbog toga je važno da odluka o izboru zastupnika bude jasna, nedvosmislena i usklađena sa statutom.

Pogrešno popunjena registraciona prijava

Čak i kada su statut i ostala dokumentacija pravilno pripremljeni, greške u samoj prijavi mogu usporiti postupak i dovesti do odbačene prijave.

Najčešći nedostaci su:

• pogrešno uneseni podaci,
• neusaglašenost sa priloženim dokumentima,
• izostavljena dokumentacija koja se podnosi uz prijavu.

Pre predaje prijave korisno je još jednom proveriti sve podatke i priloge.

Izostavljena saglasnost za maloletnog osnivača

Maloletno lice koje je navršilo 14 godina može biti osnivač udruženja, ali je za to potrebna overena izjava o saglasnosti njegovog zakonskog zastupnika.

U praksi se dešava da se ovaj dokument previdi ili da se dostavi saglasnost na kojoj nije overen potpis zakonskog zastupnika, što može dovesti do problema u postupku registracije.

Korišćenje tuđih obrazaca bez prilagođavanja

Na internetu se mogu pronaći brojni primeri statuta, zapisnika i odluka. Iako mogu poslužiti kao polazna osnova, preuzimanje generičnih obrazaca često dovodi do problema.

Najčešće se zaboravi da se dokumentacija uskladi sa konkretnim ciljevima, organizacionom strukturom i potrebama udruženja, pa nastaju kontradiktornosti ili nejasne odredbe koje kasnije otežavaju rad organizacije.

Zašto je korisna pravna provera dokumentacije?

Većina razloga zbog kojih dolazi do odbacivanja prijave ili situacija u kojima APR traži dopunu dokumentacije može se preduprediti pre podnošenja prijave.

Pravna provera dokumentacije može pomoći da se:

• usklade statut i ostali akti,
• pravilno definišu ciljevi udruženja,
• izbegnu formalne greške u prijavi,
• proveri ispunjenost svih zakonskih uslova,
• smanji rizik od odbacivanja prijave.

Česta pitanja o osnivanju udruženja u Srbiji

Osnivanje udruženja uz stručnu pravnu podršku

Osnivanje udruženja u Srbiji ne podrazumeva samo administrativnu prijavu APR-u, već postupak koji zahteva pravilno definisane ciljeve, usklađen statut, uredan osnivački akt, tačne i usklađene podatke o osnivačima i zastupniku, kao i razumevanje obaveza nakon registracije.

Pored same registracije, važno je unapred sagledati i pitanja koja se pojavljuju nakon osnivanja, kao što su otvaranje računa u banci, evidentiranje stvarnih vlasnika, prijavljivanje promena APR-u, vođenje dokumentacije i eventualno registrovanje privredne delatnosti ukoliko je to planirano u okviru rada udruženja.

Ukoliko želite da postupak osnivanja bude sproveden bez nepotrebnih komplikacija, stručna pravna pomoć za osnivanje udruženja i advokatska kancelarija u Beogradu mogu biti značajna podrška tokom celog procesa, od pripreme dokumentacije do uspešne registracije udruženja u APR-u i početka rada udruženja.