Legalizacija isprava i dokumenata je postupak kojim se potvrđuje verodostojnost potpisa lica na ispravi kao i pečata utisnutog na ispravi.
Legalizacija isprava je postupak koji se sprovodi na javnim ispravama izdatim u Republici Srbiji radi njihovog korišćenja u inostranstvu, pred organima druge države. Dakle, kada je potrebno određenu javnu ispravu koju je izdao nadležni organ u Republici Srbiji upotrebiti ili podneti određenom organu u inostranstvu, uglavnom je potrebno sprovesti postupak legalizacije takve isprave.
Naravno, postoje slučajevi kada je ovaj postupak legalizacije olakšan i umnogome skraćen kao i slučajevi kada uopšte nije ni potrebno vršiti legalizaciju isprava, kako je to niže u tekstu pojašnjeno.
U tom smislu, legalizacija isprva u Srbiji radi se na dva načina:
- puna legalizacija dokumenata, ili
- legalizacija isprava apostiliranjem – overa apostil (apostille) pečatom.
Legalizacija isprava i dokumenata apostil pečatom
Apostiliranje isprava je postupak koji se sprovodi kada se javne isprave izdate u Republici Srbiji koriste u drugoj državi koja je potpisnica Haške konvencije o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava.
Dakle, da bi bilo moguće izvršiti legalizaciju isprava pečatom „apostille“ neophodno je da je država u kojoj će se upotrebiti tako legalizovana javna isprava potpisnica Haške konvencije. Na ovaj način je sam postupak legalizacije isprave, i to apostil pečatom, umnogome pojednostavljen za razliku od postupka legalizacije dokumenata koji se sprovodi kada se javna isprava koristi u državi koja nije potpisnica pomenute konvencije.
Šta je apostil pečat
Apostil (apostille) je zapravo štambilj koji sadrži određene obavezne podatke i čijim se stavljanjem na dokument odnosno javnu ispravu vrši legalizacija tog dokumenta. Dakle, apostil je štambilj kojim se potvrđuje verodostojnost potpisa lica koje je potpisalo dokument kao i pečata stavljenog na dokumentu. Sam izgled obrasca je propisan Haškom konvencijom. Dokument koji je overen pečatom apostil je oslobođen bilo kakve dodatne overe i podoban za upotrebu u državi potpisnici Haške konvencije.
Isprave i dokumenta koja se mogu apostilirati
U isprave i dokumenta koji se overavaju pečatom apostil spadaju javne isprave izdate od strane nadležnih organa Republike Srbije. Kao primer takvih javnih isprava koje se najčešće koriste u drugim državama, te overavaju pečatom apostil možemo navesti:
- Uverenje o nekažnjavanju;
- Uverenje da se protiv određenog lica ne vodi krivični postupak;
- Diploma o stečenom visokom obrazovanju;
- Svedočanstvo;
- Izvod iz matične knjige rođenih;
- Izvod iz matične knjige umrlih;
- Izvod iz matične knjige venčanih.
Procedura apostiliranja isprava
Potvrdu verodostojnosti javnih isprava izdatih u Republici Srbiji koje se overavaju pečatom apostil vrši predsednik osnovnog suda ili sudija ovlašćen za to, svojim potpisom i pečatom suda. Da bi se izvršila overa dokumenta pečatom apostil potrebno je da se dostavi:
- original dokumenta koji se overava i
- kopija dokumenta koji se overava, koja kopija ostaje u sudu radi evidencije.
Pored toga potrebno je dostaviti i dokaz o uplaćenoj taksi koja iznosi 2.090,00 dinara.
Haška konvencija i države potpisnice
Haška konvencija o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava predviđa da se verodostojnost javnih isprava potvrđuje pečatom apostil umesto sprovođenja postupka „pune legalizacije“. Na ovaj način je značajno skraćen i pojednostavljen postupak overe dokumenata. Da bi se verodostojnost javne isprave potvrdila pečatom apostil potrebno je da su obe države – i država čiji organi izdaju javnu ispravu i država u kojoj će se predmetna javna isprava koristiti, potpisnice Haške konvencije.
Imajući u vidu navedeno, pre pokretanja postupka overe dokumenata, potrebno je proveriti da li je država u kojoj planirate da koristite javnu ispravu izdatu od strane organa Republike Srbije potpisnica konvencije. Neke od država koje su potpisnice konvencije su:
- Kanada;
- Dominikanska Republika;
- Finska;
- Nemačka;
- Japan.
Ujedno je i javno dostupna informacija o državama koje su potpisale Hašku konvenciju i u kojima se mogu koristiti javne isprave izdate u Srbiji overene samo pečatom apostille.
Puna legalizacija isprava i dokumenata
Puna legalizacija isprava i dokumenata u Srbiji je procedura koja se sprovodi kada je potrebno sprovesti legalizaciju isprava izdatih od strane organa Republike Srbije, koji će se koristiti u državi koja nije potpisnica Haške konvencije. Dakle, u tom slučaju, kada je potrebno sprovesti legalizaciju isprava koje će se koristiti u državi koja nije potpisala Hašku konvenciju, sprovodi se postupak tzv. „pune legalizacije“.
Sledstveno, procedura legalizacija isprava je ovom slučaju dosta zahtevnija i kompleksnija u odnosu na samu overu stavljanjem apostil pečata.
Puna legalizacija – procedura
Puna legalizacija isprava izdatih u Republici Srbiji je proces koji uključuje overu javne isprave odnosno dokumenta od strane više nadležnih organa. U tom smislu, procedura pune legalizacije isprava podrazumeva sledeće korake:
- overa javne isprave u osnovnom sudu na području na kom je izdata predmetna javna isprava – ovaj postupak sprovodi predsednik suda odnosno sudija koji je ovlašćen za to, svojim potpisom i pečatom suda;
- overa od strane Ministarstva pravde Republike Srbije – u pitanju je zapravo nadovera prethodne overe izvršene od strane predsednika suda odnosno ovlašćenog sudije;
- overa od strane Ministarstva spoljnih poslova Republike Srbije – u ovom slučaju se vrši nadovera pečata Ministarstva pravde i potpisa ovlašćenog lica;
- overa od strane diplomatsko – konzularnog predstavništva države u kojoj će se koristiti javna isprava.
Dakle, proces pune legalizacije isprava podrazumeva proceduru overe kod više različitih organa, te posledično je i vremenski veoma zahtevniji od legalizacije isprave pečatom apostil. Dodatno, postupak pune legalizacije isprave je i skuplji od overe pečatom apostil, imajući u vidu da se u svakom od nadležnih organa koji vrše overu plaćaju posebne takse.
Kada legalizacija isprava i dokumenata nije neophodna
Legalizacija isprava i dokumenata u republici Srbiji nije potrebna, pa ni overa pečatom „apostille“ ukoliko:
- postoji potvrđen međunarodni ugovor o oslobađanju pojedinih vrsta javnih isprava od legalizacije između Republike Srbije i države u kojoj će se upotrebiti javna isprava;
- postoji faktička uzajamnost između Republike Srbije i države u kojoj se upotrebljava javna isprava u pogledu oslobođenja od legalizacije javnih isprava;
- legalizacija isprave nije moguća – kada priroda same isprave to onemogućava, npr. kada je u pitanju putna isprava ili lična karta, kao i kada se javne isprave odnose na komercijalne, spoljnotrgovinske ili carinske poslove;
- nadležni organ države pred kojim će se upotrebiti javna isprava ne zahteva legalizaciju.
Republika Srbija ima potpisane brojne bilateralne sporazume sa drugim državama o oslobađanju od obaveze legalizacije javnih isprava. Ipak, u određenim slučajevima su samo neke vrste isprava oslobođene od legalizacije, usled čega je potrebno u svakom konkretnom slučaju proveriti da li takva obaveza postoji. Neke od država sa kojima Republika Srbija ima zaključene sporazume su:
- Austrija;
- Belgija;
- Italija;
- Hrvatska;
- Ruska Federacija.
Ministarstvo pravde je javno objavilo spisak država sa kojima Republika Srbija ima zaključene pomenute bilateralne sporazume, kada nije potrebno sprovesti postupak legalizacije isprava. U tom smislu, kada je potrebno da se javna isprava izdata od strane organa Republike Srbije upotrebi u drugoj državi, prvo je potrebno proveriti:
- da li sa tom državom postoji zaključen bilateralni sporazum o oslobađanju obaveze legalizacije;
- te da li je predmetna isprava obuhvaćena tim sporazumom.
Zaključak o postupku legalizacije isprava u Srbiji
Na kraju, može se zaključiti da se postupak legalizacije isprava razlikuje umnogome u zavisnosti od toga da li je u pitanju puna legalizacija ili overa apostil pečatom. Obe procedure iziskuju vreme, a u situaciji kada je potrebno javnu ispravu upotrebiti pred organom druge države, česta je situacija da legalizaciju isprave treba izvršiti u što kraćem roku. Naš tim advokata NCR Lawyers pruža punu pravnu pomoć i podršku u ovom postupku, olakšavajući postupak legalizacije isprava.
Ovaj članak je isključivo informativne prirode i ne predstavlja pravni savet. Ukoliko su Vam potrebne dodatne informacije u vezi sa predmetnom temom, budite slobodni da nas kontaktirate putem imejla office@ncrlawyers.com ili putem telefona +381677049551.
