Narodna skupština Republike Srbije usvojila je 2020. godine Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (u daljem tekstu „Zakon“), čija primena je počela 2. februara 2021. godine.
Ova oblast je do sada bila regulisana Zakonom o kulturnim dobrima iz 1994. godine i Zakonom o arhivskoj građi Savezne Republike Jugoslavije iz 1998. godine, koji prestaju da važe danom početka primene Zakona, čime Srbija posle mnogo godina prvi put reguliše zaštitu arhivske građe na jednom mestu i na moderan i sveobuhvatan način.
Predmet regulisanja ovog Zakona je sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslovi i način korišćenja arhivske građe, organizacija, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji.
U tom pogledu Zakon je predvideo neke dodatne obaveze za privredne subjekte.
Arhivska građa ili dokumentarni materijal
Zakon pre svega pravi razliku između arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Arhivska građa, kao dokumentarni materijal koji se trajno čuva, je izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani.
S druge strane, dokumentarni materijal predstavlja celinu dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom gorenavedenih subjekata, u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta, bez obzira na formu i format beleženja, kao i propisane evidencije o njemu.
Stvaralac ili Imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Zakon pravi razliku između Stvaraoca i Imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala je pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal (u daljem tekstu „Stvaralac“).
Imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala je nosilac prava na arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu (vlasnik, odnosno imalac drugog stvarnog prava ili strana u obligacionom odnosu) ili svako drugo (pravno ili fizičko) lice koje, na bilo koji način i po bilo kojem osnovu ima državinu nad njom (u daljem tekstu „Imalac“).
Dodatne obaveze privrednih subjekata
Novi Zakon predviđa nove obaveze na strani pravnih lica i preduzetnika, koje se odnose kako na unutrašnju organizaciju poslova u vezi sa arhivskom građom, tako i na vođenje evidencija i izveštavanje o postupanju sa arhivskom građom.
Pre svega oni su dužni da savesno čuvaju u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali. Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da u roku od 30 dana obavesti nadležni arhiv o svom osnivanju, kao i o svim izmenama statusa i organizacije (promeni statusa i/ili naziva, promeni organizacije, promeni adrese, kao i prestanku rada). Nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
Prored ove osnovne obaveze privredni subjekti su dužni da između ostalog:
- obezbede odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu;
- odrede odgovorno stručno lice za zaštitu i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
- evidentiraju, označavaju, klasifikuju, datiraju i arhiviraju arhivsku građu i dokumentarni materijal;
- dostave nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
- obaveste nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.
Takođe, Stvaralac i Imalac osim fizičkih lica su dužini da donesu:
- opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
- opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
Stvaralac, odnosno imalac arhivske građe, sređenu i popisanu arhivsku građu predaje na čuvanje nadležnom javnom arhivu po isteku 30 godina od dana njenog nastanka.
Obaveze u slučaju prestanka postojanja privrednog subjekta
U slučaju prestanka rada, arhivsku građu i dokumentarni materijal Stvaraoca i Imaoca dužan je da preuzme i čuva, njegov pravni sledbenik a u slučaju da Stvaralac ili Imalac nemaju pravnog sledbenika preuzeće nadležni javni arhiv ukoliko zakonom šta drugo nije određeno.
Takođe, Stečajni upravnik dužan je da izvrši predaju odabrane, sređene i popisane arhivske građe, neoštećene ili sa saniranim oštećenjima nadležnom javnom arhivu najkasnije u roku od godinu dana od dana otvaranja stečajnog postupka.
Kaznene odredbe
Za nepoštovanje odredbi o obavezama čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala predviđene su novčane kazne u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara, odnosno od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu. Iako propisuje obaveze i za preduzetnike, odnosno fizička lica koja obavljaju registrovanu delatnost, interesantno je da Zakon ne predviđa kaznene odredbe za ovu kategoriju subjekata.
S obzirom da je Zakon stupio na snagu tek u februaru 2021. godine još uvek nema podzakonskih akata koji će precizirati pojedine pojmove i situacije, pa stoga, do njihovog donošenja, još uvek će postajati određena pravna nesigurnost i nedorečenost u oblasti arhivske građe i čuvanja dokumentarnog materijala.
Ovaj članak je isključivo informativne prirode i ne predstavlja pravni savet. Ukoliko su Vam potrebne dodatne informacije u vezi sa predmetnom temom, budite slobodni da nas kontaktirate putem imejla office@ncrlawyers.com ili putem telefona +381677049551.
