Shodno Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (u daljem tekstu: „Zakon“) čija je primena počela 02. februara 2021. godine za privredne subjekte proizlaze brojne obaveze, o čemu smo već pisali u jednoj od naših prethodnih objava.
Između ostalog, privredni subjekti su u obavezi da nadležnom arhivu dostave arhivsku knjigu do 30. aprila 2021. godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini.
Naime, privredni subjekti su u obavezi da sav dokumentarni materijal koji je nastao njihovim radom upisuju u arhivsku knjigu, od nastanka privrednog društva kao stvaraoca/imaoca dokumentarnog materijala zaključno sa poslednjom završenom kalendarskom godinom. Ukoliko privredni subjekat do sada nije vodio arhivsku knjigu, u obavezi je da prvo popiše najstariju dokumentaciju, odnosno popis dokumentacije se vrši hronološki.
Arhivska knjiga se može voditi u formi knjige ili u elektronskom obliku, a u arhivsku knjigu se upisuju samo kategorije dokumentarnog materijala a ne pojedinačna akta. Dakle, u arhivsku knjigu je potrebno uneti podatke o jedinicama čuvanja dokumentacije (fascikle, registratori ili kutije u kojima se čuva dokumentarni materijal), a ne podatke o svakom pojedinačnom dokumentu.
Arhivska knjiga ili prepis arhivske knjige se dostavlja nadležnom arhivu uz prateći dopis koji sadrži i informacije o kontakt telefonu i licu koje je određeno za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Napominjemo i da je Arhiv Beograda produžio rok za podnošenje arhivske knjige za privredna društva koja potpadaju pod njegovu nadležnost, te je u saopštenju navedeno da se 30. april neće uzimati kao krajnji rok. Ukoliko privredno društvo nije u mogućnosti da nadležnom arhivu dostavi do zakonskog roka arhivsku knjigu, predlažemo da kontaktira nadležni arhiv i proveri mogućnost produženja roka.
Pored podnošenja arhivske knjige u navedenom roku, privredna društva su u obavezi, između ostalog, i da donesu sledeće akte:
– Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
– Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
– Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata.
Dodatno, postoji obaveza i donošenja odluke o određivanju odgovornog stručnog lica za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom.
Ukoliko Vam je potrebna pomoć vezano za ispunjavanje obaveza po Zakonu i sastavljanje navedenih opštih akata, naš tim Vam može pružiti svu neophodnu pravnu pomoć.
Ovaj članak je isključivo informativne prirode i ne predstavlja pravni savet. Ukoliko su Vam potrebne dodatne informacije u vezi sa predmetnom temom, budite slobodni da nas kontaktirate putem imejla office@ncrlawyers.com ili putem telefona +381677049551.
