Nakon što ste sproveli proces otvaranja kompanije u Srbiji, regulisali otvaranje bankovnog računa, jedna od bitnih stavki jeste pronalaženje i zakup odgovarajućeg poslovnog prostora. Ovaj korak može biti veoma izazovan, imajući u vidu da, u zavisnosti od vrste delatnosti i potreba, treba pronaći odgovarajući poslovni prostor.
Čak i kada pronađete poslovni prostor koji će odgovarati vašim potrebama, važno je da posebnu pažnju posvetite zaključenju ugovora o zakupu. Ovo je važno kako biste izbegli sve potencijalne neprijatne situacije koje mogu nastati i čak prerasti u spor.
Pravni okvir i obavezni elementi ugovora o zakupu poslovnog prostora
Predmet ugovora o zakupu, kao i prava i obaveze ugovornih strana i specifičnosti ovog ugovora su regulisane Zakonom o obligacionim odnosima. Dakle, u slučaju nedoumice u pogledu pojedinih stavki ovog ugovora potrebno je konsultovati Zakon o obligacionim odnosima. Svakako, kao i u većini slučajeva, neophodno je proveriti i sudsku praksu u pogledu spornih situacija, kako bi se na najefikasniji mogući način rešile sve nesuglasice.
Iako veliki broj vlasnika biznisa pristupa zaključenju ovog ugovora i zakupljuje poslovni prostor, sve je veći trend da u pojedinim delatnostima vlasnici kompanija ne zakupljuju poslovni prostor, bar ne u početnoj fazi poslovanja. Navedeno je posebno izraženo u industrijama u kojima je moguće organizovati rad na način da poslodavci sa zaposlenima zaključuju ugovor o radu od kuće.
Ovakav pristup je sasvim opravdan i očekivan u cilju smanjenja troškova i optimizacije poslovanja. U tom slučaju, sigurno se pitate na kojoj adresi registrovati zvaničnu adresu sedišta firme, prilikom registrovanja kompanije u Agenciji za privredne registre?
Odgovor jeste – korišćenje usluga virtuelne kancelarije u Srbiji.
Virtuelna kancelarija (Virtual office Belgrade)
U situaciji kada želite da optimizujete troškove poslovanja i kada u početnoj fazi poslovanja nije neophodno da imate poslovni prostor, odgovarajuća opcija bi bila korišćenje usluga virtuelne kancelarije (virtual office in Belgrade).
Suštinski, prilikom registrovanja firme u Srbiji i registrovanja adrese sedišta, možete koristiti ovu adresu kao registrovanu adresu sedišta društva. Pored toga, ova usluga obuhvata i niz administrativnih poslova, od prijema i upravljanja poštom, obaveštavanja o primljenoj pošti i drugih značajnih administrativnih procedura.
Prilikom odabira ove usluge, važno je obratiti pažnju na to da li je nosilac virtuelne kancelarije upoznat sa svim neophodnim propisima i da li administrativne usluge mogu biti adekvatno obavljene.
Naravno, bilo bi neophodno zaključiti i ugovor o pružanju usluge virtuelne kancelarije, putem kog bi se regulisale sve značajnije stavke.
Imajući u vidu značaj ove usluge, važno je da se odlučite za pružaoca ove usluge koji je upoznat sa važećom regulativom i ima razvijen sistem pružanja administrativne podrške.
Naša advokatska kancelarija NCR Lawyers aktivno pruža ovu uslugu klijentima, na taj način olakšavajući značajno poslovanje u Srbiji.
Ključne odredbe ugovora o zakupu poslovnog prostora
Iako je svaki ugovor, pa i ugovor o zakupu poslovnog prostora, prilagođen u potpunosti konkretnom ugovornom odnosu, te potrebama ugovornih strana, u nastavku su određene bitne odredbe svakog ugovora o zakupu poslovnog prostora:
- Identifikacija ugovornih strana
- Opis i namena poslovnog prostora
- Trajanje zakupa i uslovi produženja
- Visina zakupnine i način plaćanja
- Depozit i sredstva obezbeđenja
- Mogućnost davanja u podzakup
Pravila identifikacija ugovornih strana
Nužno je da ugovor o zakupu sadrži potpunu identifikaciju ugovornih strana, na osnovu čega se jasno i nedvosmisleno može utvrditi ko su ugovorne strane.
Ukoliko je ugovorna strana fizičko lice, nužno je navesti;
- ime i prezime;
- jedinstveni matični broj građana;
- adresu prebivališta.
Sa druge strane, ukoliko je ugovorna strana pravno lice, odnosno privredno društvo, podaci koji se navode su:
- poslovno ime;
- registrovana adresa sedišta;
- matični broj;
- PIB;
- zakonski zastupnik društva, odnosno lice ovlašćeno za zaključenje ugovora o zakupu.
Opis i namena poslovnog prostora
U ugovoru o zakupu poslovnog prostora važno je navesti detaljan opis poslovnog prostora, šta je sve sadržano u njemu kao i u koju će se namenu koristiti.
Trajanje zakupa i uslovi produženja
Zakup zaključen na određeno vreme automatski prestaje istekom ugovorenog perioda, osim ako zakon ne predviđa drugačije. Međutim, ukoliko zakupac nastavi da koristi predmet zakupa nakon isteka ugovora, a zakupodavac se tome ne protivi, smatra se da je sklopljen novi ugovor na neodređeno vreme, pod istim uslovima.
Zakup na neodređeno vreme može biti raskinut jednostranim otkazom bilo koje strane, uz poštovanje otkaznog roka. Ukoliko ugovor ne definiše trajanje otkaznog roka, on iznosi najmanje osam dana.
Visina zakupnine i način plaćanja
Ugovor o zakupu treba da sadrži, naravno, i odredbu kojom se propisuje iznos zakupnine i rok za njeno plaćanje. Nisu retke situacije u kojima zakupac ne plaća redovno zakupninu, usled čega zakupodavac može pokrenuti postupak radi naplate potraživanja protiv zakupca.
Depozit i sredstva obezbeđenja
Ugovorom o zakupu treba predvideti i obavezu davanja depozita od strane zakupca, kao i iznos tog depozita, koji je obično jednak iznosu jedne zakupnine. Po prestanku zakupa iznos depozita se vraća zakupcu, osim ukoliko je pričinjena određena šteta ili postoje neizmireni troškovi od strane zakupodavca. Navedeno se naravno, mora predvideti ugovorom o zakupu na jasan i nedvosmislen način.
Podzakup – šta treba da znate?
Zakupac može iznajmljenu nekretninu dati u podzakup ili je ustupiti nekome drugom na korišćenje, osim ako ugovorom nije drugačije određeno. Važno je da to ne nanosi štetu zakupodavcu, a zakupac garantuje da će podzakupac poštovati uslove ugovora.
Ukoliko je za podzakup potrebna saglasnost zakupodavca, on je može odbiti samo iz opravdanih razloga. Ako zakupac da nekretninu u podzakup bez potrebne dozvole, zakupodavac može raskinuti ugovor. Takođe, u slučaju da zakupac duguje određeni iznos zakupodavcu, zakupodavac može direktno tražiti naplatu od podzakupca. Na kraju, podzakup automatski prestaje onog trenutka kada prestane i glavni ugovor o zakupu.
Prava i obaveze zakupodavca
Zakupodavac ima niz obaveza prema zakupcu, a one se tiču predaje i održavanja stvari, odgovornosti za nedostatke, kao i postupanja u slučaju popravki i pravnih smetnji. Evo šta sve spada u njegove dužnosti:
- Predaja stvari u ispravnom stanju
- Održavanje stvari i pokrivanje troškova
- Raskid ugovora i sniženje zakupnine zbog popravki
- Izmene na zakupljenoj stvari
- Odgovornost za materijalne nedostatke
- Odgovornost za pravne nedostatke
Predaja stvari u ispravnom stanju
Zakupodavac je dužan da zakupcu preda poslovni prostor koji je u funkcionalnom stanju i može se koristiti za svrhu zbog kojeg je iznajmljen.
Održavanje stvari i pokrivanje troškova
Zakupodavac je odgovoran za održavanje zakupljene nepokretnosti i dužan je da vrši sve potrebne popravke kako bi ona ostala u ispravnom stanju. Ukoliko zakupac mora da snosi troškove održavanja koji su inače obaveza zakupodavca, on ima pravo da mu se isti nadoknade.
Raskid ugovora i sniženje zakupnine zbog popravki
Ako se na zakupljenoj stvari moraju obaviti ozbiljnije popravke koje ometaju njeno korišćenje, zakupac može zahtevati sniženje zakupnine ili čak raskid ugovora. To znači da zakupac ne mora da trpi dugotrajne smetnje bez adekvatne naknade.
Izmene na zakupljenoj stvari
Zakupodavac ne može menjati zakupljenu nepokretnost tokom trajanja ugovora, osim ako zakupac na to pristane. Ako bi te izmene umanjile mogućnost korišćenja, zakupac ima pravo na smanjenje zakupnine.
Odgovornost za materijalne nedostatke
Zakupodavac odgovara za sve nedostatke na nepokretnosti koji onemogućavaju njenu redovnu upotrebu, bilo da ih je znao ili ne. Međutim, ako je zakupac bio svestan problema pre zaključenja ugovora, zakupodavac ne snosi odgovornost.
Odgovornost za pravne nedostatke
Ako se treće lice pojavi sa pravom na zakupljenu stvar (npr. neko tvrdi da je vlasnik ili ima pravo korišćenja), zakupodavac je dužan da rešava te probleme. U suprotnom, zakupac može raskinuti ugovor ili tražiti smanjenje zakupnine.
Prava i obaveze zakupca – šta sve treba da znate?
Zakupac, kao korisnik iznajmljene stvari, ima niz obaveza prema zakupodavcu. Kako biste izbegli potencijalne nesporazume, evo pregleda najvažnijih dužnosti koje zakupac mora ispuniti, i koje moraju na jasan način biti regulisane ugovorom:
- Pravilna upotreba zakupljene stvari
- Plaćanje zakupnine na vreme
- Vraćanje stvari u odgovarajućem stanju
- Obaveštavanje zakupodavca o problemima
Pravilna upotreba zakupljene stvari
Zakupac je dužan da koristi zakupljenu stvar odgovorno i u skladu sa ugovorom. To znači da ne sme menjati njenu svrhu ili je koristiti na način koji bi je mogao oštetiti – zato je i važno u ugovoru navesti namenu za koju će se koristiti poslovni prostor. Ukoliko zakupac ne koristi stvar u skladu sa dogovorenim, zakupodavac ga može opomenuti, a ako se nepravilno korišćenje nastavi, može čak i raskinuti ugovor.
Plaćanje zakupnine na vreme
Plaćanje zakupnine u dogovorenim rokovima jedna je od osnovnih obaveza zakupca. Ako u ugovoru nije drugačije navedeno, zakupnina se plaća u skladu s lokalnim običajima – obično polugodišnje ili u kraćim intervalima. Ako zakupac ne plati zakupninu ni 15 dana nakon opomene, zakupodavac ima pravo da raskine ugovor.
Vraćanje stvari u odgovarajućem stanju
Po isteku zakupa, zakupac mora vratiti stvar neoštećenu, osim prirodne istrošenosti koja dolazi s redovnom upotrebom. Takođe, ako je vršio bilo kakve izmene na stvari, mora je vratiti u prvobitno stanje, ukoliko se drugačije ne sporazume sa zakupodavcem.
Obaveštavanje zakupodavca o problemima
Zakupac je dužan da zakupodavca bez odlaganja obavesti o svim nedostacima koji se pojave tokom zakupa, kao i o eventualnim opasnostima koje prete stvari. Ukoliko to ne učini, može izgubiti pravo na naknadu štete.
Poštovanjem ovih obaveza, zakupac izbegava potencijalne probleme i osigurava dobar poslovni odnos sa zakupodavcem.
Najčešće greške prilikom sklapanja ugovora o zakupu poslovnog prostora
Sklapanje ugovora o zakupu poslovnog prostora može izgledati kao jednostavan pravni posao, ali u praksi često dolazi do grešaka koje kasnije mogu izazvati ozbiljne probleme za zakupce i zakupodavce. Ovo su tri najčešće greške koje treba izbeći:
- Nedovoljna pravna provera prostora i vlasnika
- Neprecizno definisani uslovi otkaza ugovora
- Zanemarivanje dodatnih troškova (komunalije, porezi)
Nedovoljna pravna provera prostora i vlasnika
Pre potpisivanja ugovora, važno je izvršiti temeljnu pravnu proveru nekretnine i vlasnika. Proverite katastarske podatke i uverite se da je osoba koja iznajmljuje prostor zaista njegov vlasnik ili ima ovlašćenje za davanje u zakup. Takođe, važno je utvrditi da li na nekretnini postoje tereti ili sudski sporovi koji bi mogli uticati na korišćenje prostora.
Neprecizno definisani uslovi otkaza ugovora
Jedna od najčešćih grešaka je nejasno definisanje uslova pod kojima se ugovor može raskinuti. Da biste izbegli probleme u budućnosti, ugovor bi trebalo da precizno reguliše rokove i uslove otkaza, kao i obaveze obe strane u slučaju prevremenog raskida. Jasne odredbe mogu sprečiti dugotrajne i skupe sudske sporove.
Zanemarivanje dodatnih troškova (komunalije, porezi)
Pored zakupnine, poslovni prostor nosi i dodatne troškove poput komunalija, poreza i održavanja. Ukoliko ugovor ne definiše ko snosi te troškove, može doći do nesuglasica između zakupca i zakupodavca. Zato je važno jasno ugovoriti ko plaća koje troškove i na koji način se oni obračunavaju.
Zaključno, dobar ugovor o zakupu poslovnog prostora treba da bude precizan i da na jasan način reguliše sva ključna pitanja.
Overa ugovora o zakupu poslovnog prostora – proces
Sam Zakon ne predviđa obavezu overe ugovora o zakupu da bi isti proizvodio pravno dejstvo. U praksi, neretko se dešava da zakupodavac i zakupac žele da overe svoje potpise kod javnog beležnika na ugovoru o zakupu, ali ovakav vid overe ne pruža neku veću pravnu sigurnost od situacije kada strane samo potpišu ugovor.
U situaciji kada strane žele da se dodatno osiguraju u pogledu poštovanja obaveza predviđenih ugovorom o zakupu, odgovarajuća opcija je overa ugovora o zakupu ali u odgovarajućoj formi kod javnog beležnika. Na ovaj način, ugovor o zakupu postaje izvršna isprava, što dalje ima za posledicu efikasnije i brže ostvarivanje prava pred sudovima.
Naime, u slučaju kada je ugovor o zakupu overen u formi javnobeležničkog zapisa, usled čega bi predstavljao izvršnu ispravu, zakupodavac bi mogao odmah da pokrene izvršni postupak i naplati svoje potraživanje koje ima prema zakupcu.
Dakle, iako overa ugovora o zakupu poslovnog prostora nije uslov punovažnosti ovog ugovora, za razliku od ugovora o kupoprodaji nepokretnosti, ovaj postupak doprinosi pravnoj sigurnosti i zaštiti ugovornih strana.
Česta pitanja vezana za zakup poslovnog prostora
U slučaju potrebe za promenom namene prostora, potrebno je zaključiti aneks ugovora o zakupu, putem kog će se jasno konstatovati promena namene, zatim promene koje je neophodno izvršiti i ko će snositi troškove ovih radova. Veoma je važno da sve navedeno bude jasno regulisano pisanim putem, s obzirom na to da zakupac odgovara za štetu ukoliko zakupljeni prostor koristi suprotno nameni koja je određena ugovorom o radu.
Neretko se u praksi dešava da se ugovorni odnosi povodom zakupa poslovnog prostora završe na način da zakupodavac trpi štetu zbog nemarnog ponašanja zakupca, oštećenja prostora ali i neplaćenih računa. Važno je sva oštećenja dokumentovati odmah po saznanju za ista, a zakupodavac ima na raspolaganju opciju naplate potraživanja i naknade štete u sudskom postupku protiv zakupca.
Korigovanje visine zakupnine, kao i sve druge izmene, je potrebno sprovesti kroz zaključenje aneksa ugovora o zakupu.
Zaključak – značaj ugovora o zakupu
Ugovor o zakupu poslovnog prostora je jedan od glavnih ugovora čijem zaključenju pristupaju vlasnici novoosnovanih firmi i kompanija. Alternativa koja omogućava optimizaciju troškova u početnoj fazi poslovanja jeste svakako usluga virtuelne kancelarije. Kako biste bili sigurni da će Vas ugovor o zakupu zaštiti na adekvatan način, potrebno je da posvetite dovoljno pažnje sadržini ovog ugovora. Ukoliko pak, nemate vremena ni dovoljno stručnog znanja da obuhvatite i predvidite sve bitne i potencijalno sporne situacije, advokatska kancelarija NCR Lawyers Beograd Vam može pružiti potrebnu pravnu podršku i asistenciju.
Ovaj članak je isključivo informativne prirode i ne predstavlja pravni savet. Ukoliko su Vam potrebne dodatne informacije u vezi sa predmetnom temom, budite slobodni da nas kontaktirate putem imejla office@ncrlawyers.com ili putem telefona +381677049551.
