Kvalifikovani elektronski potpis u Srbiji – vrste i upotreba

Elektronski potpis je skup podataka u elektronskom obliku koji su pridruženi ili logički povezani sa drugim (potpisanim) podacima u elektronskim obliku tako da se elektronskim potpisom potvrđuje integritet tih podataka i identitet potpisnika. Elektronski potpis je, dakle, sertifikat za skup podataka koji potvrđuju sadržinu dokumenta i identitet lica koje je taj dokument potpisalo.

Takav e-potpis, kao i običan potpis, zapravo predstavlja potpis fizičkog lica, čak i kada dokument potpisuje, na primer, pravno lice. Kao i u slučaju običnog potpisa, i ovde dokument potpisuje zakonski zastupnik, odnosno direktor tog pravnog lica, samo putem elektronskog potpisa.

U tom smislu, elektronski potpis mogu pribaviti isključivo fizička lica, a ne pravna lica.

Upotreba elektronskog potpisa korisniku pruža mnoge prednosti u poslovanju i obavljanju administrativnih procedura, koje često oduzimaju dosta vremena.

Pravna regulativa elektronskog potpisa u Srbiji

Elektronski potpis u Srbiji je regulisan Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju. Srpsko zakonodavstvo je usklađeno sa eIDAS regulativom Evropske unije (Regulation (EU) No 910/2014), kojom je uspostavljen jedinstveni okvir za elektronske potpise na nivou EU.

Upotreba kvalifikovanog elektronskog sertifikata u Srbiji je u porastu, imajući u vidu potrebu poslovnog ekosistema za većom brzinom i jednostavnošću u preduzimanju određenih radnji i zaključenju poslovnih partnerstava. To su samo neke od prednosti korišćenja elektronskog potpisa u svakodnevnom poslovanju. Međutim, postavlja se pitanje – da li svaki dokument može biti potpisan elektronskim potpisom?

Iako je većinu dokumenata i ugovora moguće potpisati elektronskim potpisom, postoje i određeni izuzeci, situacije kada upotreba elektronskog potpisa nije dozvoljena ili nije preporučljiva. Pored toga, u Srbiji postoje različite vrste elektronskog potpisa, koje se međusobno razlikuju po nivou bezbednosti i pravnoj snazi.

U daljem tekstu ćemo objasniti koje vrste elektronskog potpisa postoje u Srbiji, u čemu se razlikuju, na šta sve treba obratiti pažnju prilikom njihove upotrebe, kao i proceduru za podnošenje zahteva za izdavanje kvalifikovanog sertifikata za elektronski potpis.

Vrste elektronskih potpisa u Srbiji i njihova primena

Različite vrste elektronskih potpisa u skladu sa srpskim zakonodavstvom su:

• Običan elektronski potpis;
• Napredni elektronski potpis;
• Kvalifikovani elektronski potpis.

Vrsta elektronskog potpisa koja vam je potrebna zavisi od konkretne radnje koju želite da preduzmete, jer će za određene pravne poslove biti neophodna upravo jedna od navedenih vrsta.

Takođe, ove vrste se razlikuju i po nivou bezbednosti koji pružaju u pravnom prometu, kao i u proceduri prilikom podnošenja zahteva za izradu.

Obični elektronski potpis

Običan elektronski potpis predstavlja skup podataka u elektronskom obliku koji je pripojen ili logički povezan sa drugim (potpisanim) elektronskim podacima, čime se potvrđuje integritet tih podataka i identitet potpisnika. Ova vrsta elektronskog potpisa ima najniži nivo pravne sigurnosti u pravnom prometu.

Običan elektronski potpis se u Srbiji često koristi u jednostavnim (pravnim) transakcijama, imajući u vidu da predstavlja najjednostavniji oblik elektronskog potpisa. Ovakav potpis se može kreirati u programima kao što su, na primer, “Paint” ili sličnim aplikacijama.

Može se koristiti u svakodnevnoj komunikaciji, kada je to praktično i kada je brzina ključna. Međutim, ovaj potpis ne može zameniti svojeručni potpis, niti se može koristiti u situacijama koje zahtevaju viši nivo pravne sigurnosti.

Napredni elektronski potpis

Napredni elektronski potpis je elektronski potpis koji ispunjava dodatne zahteve kako bi se obezbedio viši nivo pouzdanosti prilikom potvrđivanja integriteta podataka i identiteta potpisnika. Zbog toga ova vrsta e-potpisa korisniku pruža viši stepen bezbednosti u odnosu na običan elektronski potpis.

U tom smislu, napredni elektronski potpis se može koristiti u složenijim pravnim transakcijama, poput potpisivanja poslovnih ugovora, kada je neophodno postići visok nivo pravne sigurnosti. Ovo je naročito važno jer dokument potpisan naprednim elektronskim potpisom ne može biti izmenjen nakon potpisivanja.

Napredni elektronski potpis se kreira pomoću posebnog softvera, kao što su DocuSign ili AdobeSign.

Kvalifikovani elektronski potpis

Kvalifikovani elektronski potpis predstavlja posebnu vrstu naprednog elektronskog potpisa. U Srbiji, kvalifikovani elektronski potpis je:

• kreiran pomoću kvalifikovanog uređaja za kreiranje elektronskog potpisa,
• zasnovan na kvalifikovanom sertifikatu za elektronski potpis, i
• izdat od strane sertifikacionog tela i kvalifikovanog pružaoca usluga od poverenja.

Zakon daje poseban pravni tretman kvalifikovanom elektronskom potpisu, te jasno propisuje da kvalifikovani elektronski potpis ima istu pravnu snagu kao svojeručni potpis. To znači da će se dokument koji je potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom smatrati potpisanim svojeručno.

Pored toga, Srbija i propratni zakon predviđaju da kvalifikovani elektronski potpis može zameniti overu svojeručnog potpisa, kada je takva overa predviđena zakonom. U tim slučajevima, potpisivanje dokumenta kvalifikovanim elektronskim potpisom ima isti efekat kao da ste dokument potpisali i overili potpis kod javnog beležnika.

Ova mogućnost je naročito značajna u postupku osnivanja firme u Srbiji. Naime, ukoliko je osnivački akt sačinjen u elektronskoj formi, dovoljno je da ga osnivači potpišu kvalifikovanim elektronskim potpisom, čime se izbegava potreba za odlaskom kod javnog beležnika i overom njihovih potpisa.

Kako dobiti kvalifikovani elektronski potpis u Srbiji?

Postupak dobijanja kvalifikovanog elektronskog potpisa u Srbiji može da varira u zavisnosti od toga kod kog pružaoca usluga se podnosi zahtev.

Kao što je već pomenuto, za kvalifikovani elektronski potpis neophodno je da bude izdat od strane kvalifikovanog pružaoca usluga od poverenja, i to od jednog od sledećih tela:

• Sertifikaciono telo Pošte
• Sertifikaciono telo Privredne komore Srbije
• HALCOM
• Sertifikaciono telo Ministarstva unutrašnjih poslova
• ESS Sertifikaciona ustanova
• Sertifikaciono telo Ministarstva odbrane

Ove institucije su zadužene za izdavanje kvalifikovanih sertifikata koji omogućavaju korišćenje kvalifikovanog elektronskog potpisa. Izbor sertifikacionog tela zavisi od konkretnih potreba korisnika i namene za koju se potpis koristi. Takođe, cena kvalifikovanog elektronskog potpisa u Srbiji varira u zavisnosti od uslova koje u skladu sa zakonom propisuje svaki pojedinačni pružalac usluge.

Kada je reč o dokumentaciji, u zahtevu za izdavanje kvalifikovanog elektronskog sertifikata dovoljno je dostaviti kopiju pasoša i izvršiti uplatu administrativne takse. Nakon što se izradi kvalifikovani elektronski sertifikat, neophodno je lično preuzeti isti.

Međutim, ceo postupak podnošenja zahteva za kvalifikovani sertifikat za elektronski potpis nije vremenski zahtevan, a advokat iz Beograda vam može pružiti pomoć u procesu izdavanja kvalifikovanih sertifikata za elektronski potpis.

Kako se i gde koristi elektronski potpis u praksi?

Elektronski potpis u Srbiji možete koristiti u raznim situacijama, a najčešće se koristi prilikom preduzimanja radnji putem portala eUprava.

Te usluge obuhvataju različite vrste usluga koje se mogu obaviti elektronski, korišćenjem elektronskog potpisa. Kao što ćemo objasniti u nastavku – za ovaj vid usluga koristi se poseban tip elektronskog potpisa, odnosno kvalifikovani elektronski potpis. Ova opcija omogućava fizičkim licima da zahtev za izdavanje određenih potvrda i dokumenata podnesu onlajn, bez odlaska u prostorije nadležnih organa, što – složićemo se – štedi vreme i olakšava čitav postupak.

Neke od usluga koje se mogu obaviti putem portala eUprava su:

• eIzvod iz matičnih knjiga rođenih, venčanih ili umrlih;
• eUverenje o (ne)kažnjavanju, tj. policijsko uverenje o nekažnjavanju – ova usluga je namenjena državljanima Republike Srbije koji poseduju kvalifikovani elektronski sertifikat. U praksi, ovo uverenje često traže građani koji ne poseduju potrebni elektronski sertifikat i žele da koriste dokument u inostranstvu. U tom slučaju, uverenje o nekažnjavanju može se pribaviti putem punomoćja, a važno je proveriti da li je na dokument potrebno staviti apostil pečat Srbija;
• Prijava boravka stranaca (tzv. beli karton) u Srbiji, koji je neophodan za dobijanje dozvole boravka u Republici Srbiji;
• eUverenje o državljanstvu Republike Srbije.

Takođe, mnogi privredni ugovori se mogu potpisati korišćenjem kvalifikovanog elektronskog potpisa, kao što su ugovor o zakupu poslovnog prostora ili ugovor o poverljivosti (NDA). Nadalje, čak i u slučaju sudskog postupka, recimo u postupku koji se vodi povodom naplate potraživanja u Srbiji, moguće je sudu dostavljati elektronske podneske koji su potpisani kvalifikovanim elektronskim potpisom, što umnogome doprinosi efikasnosti i brzini u preduzimanju radnji.

Ipak, u određenim slučajevima nije moguće određene ugovore potpisati korišćenjem elektronskog potpisa, kao u slučaju zaključenja ugovora o radu u Srbiji, ili ugovor o radu i IT sektoru. U praksi se često javlja pitanje da li određena dokumenta iz oblasti radnog odnosa mogu biti potpisana elektronski. Nažalost, u srpskom zakonodavstvu postoji određena neusklađenost po ovom pitanju, što znači da se ugovor o radu mora zaključiti u papirnoj formi, uz svojeručne potpise poslodavca i zaposlenog.

Ista situacija važi i za ostala radnopravna akta, kao što su aneksi ugovora o radu, odluke poslodavca, kao i rešenja o prestanku radnog odnosa, budući da Zakon o radu Republike Srbije propisuje posebne procedure za ove radnje.

Kako biste bili sigurni da postupate u skladu sa važećim propisima u oblasti radnog prava, najučinkovitije je da angažujete advokata specijalizovanog za radno pravo u Srbiji, koji će vas pravovremeno i precizno uputiti kroz sve pravne nedoumice.

Prednosti i izazovi elektronskog potpisa

Definitivno najveće prednosti za kvalifikovane e-potpise jesu brzina i efikasnost u poslovanju i administrativnim procedurama.

U određenim slučajevima je čak i obavezno korišćenje kvalifikovanog elektronskog potpisa, i to prilikom podnošenja finansijskih izveštaja Agenciji za privredne registre (APR) u Srbiji.

Takođe, nakon osnivanja firme u Srbiji, neophodno je izvršiti registraciju stvarnih vlasnika, što se takođe sprovodi isključivo putem kvalifikovanog elektronskog potpisa.

Najčešće postavljana pitanja o elektronskom potpisu u Srbiji

Zaključak o propisima i upotrebi elektronskog potpisa

Kao što je objašnjeno, elektronski potpis se može koristiti u različitim situacijama, ali je važno koristiti odgovarajući tip elektronskog potpisa u zavisnosti od konkretne pravne radnje koja se preduzima. Kvalifikovani elektronski potpis pruža najviši nivo pravne sigurnosti i ima istu pravnu snagu kao svojeručni potpis.

Procedura za elektronski potpis se može pokrenuti i putem punomoćja, što znači da se zahtev sertifikat izdaje i ukoliko niste fizički prisutni u Srbiji, ili za strane državljane. Ipak, kao što je napomenuto, lična prisutnost je neophodna prilikom preuzimanja sertifikata.

Advokatska kancelarija NCR Lawyers pruža punu pravnu podršku u postupku pribavljanja kvalifikovanog elektronskog potpisa, čineći proces podnošenja zahteva za izdavanje sertifikata jednostavnim i efikasnim za naše klijente.

Ovaj članak je isključivo informativne prirode i ne predstavlja pravni savet. Ukoliko su Vam potrebne dodatne informacije u vezi sa predmetnom temom, budite slobodni da nas kontaktirate putem imejla office@ncrlawyers.com ili putem telefona +381677049551.