Zašto je NDA ugovor o poverljivosti podataka važan i šta reguliše

Ugovor o poverljivosti podataka ili NDA (Non-Disclosure Agreement) je ugovor putem kog ugovorne strane definišu uslove i odredbe koje se odnose na zaštitu važnih informacija, posebno onih koje predstavljaju poslovnu tajnu. NDA u Srbiji može sadržati obaveze za obe ugovorne strane u situacijama kada obe strane dele poverljive informacije ili može sadržati obaveze samo prema jednoj strani – strani koja prima poverljive informacije.

Ovaj ugovor je ključni korak u obezbeđivanju čuvanja poverljivosti poslovnih tajni, kao i važnih poslovnih informacija i procesa, bilo da ulazite u poslovni odnos sa saradnikom, poslovnim partnerom ili zaposlenim.

Postoji nekoliko važnih elemenata koje je kao davalac informacija potrebno precizno definisati kako biste putem NDA ugovora zaista zaštitili poverljive podatke na adekvatan način. Korišćenje jednostavnog šablona pronađenog na internetu najverovatnije neće biti dovoljno da vaša prava budu adekvatno zaštićena, a poverljivi podaci o specifičnim poslovnim informacijama osigurani.

Šta je NDA ugovor o poverljivosti podataka i šta se njime reguliše

Ugovor o poverljivosti informacija (Non disclosure agreement) bi mogao da se definiše kao osnovni ugovor kojim ugovorne strane definišu svoja prava i obaveze u vezi sa poverljivim informacijama koje se drugoj ugovornoj strani otkrivaju, sa ciljem zaštite podataka i ograničavanja njihovog daljeg otkrivanja neovlašćenim trećim licima u celini ili delimično.

Važno je da NDA sadrži sve relevantne odredbe i na detaljan način odražava međusobna prava i obaveze ugovornih strana. U tom smislu, korišćenje standardnog šablona pronađenog na internetu često nije najbolje rešenje. Ako zaista želite da sprečite odavanje poverljivih informacija koje delite sa svojim poslovnim partnerima, zaposlenima i saradnicima, od ključnog je značaja da NDA pokrije sve aspekte koji se odnose na vaše konkretne potrebe.

Zaključenje NDA nije važno samo u trenutku kada je poslovna saradnja već uspostavljena, već je još efikasnije zaključiti ga pre same uspostave saradnje.

Mnogi smatraju da je potpisivanje NDA pre zaključenja ugovora o poslovnoj saradnji nepotrebno, ali u praksi često dolazi do situacija u kojima su poverljive informacije podeljene sa potencijalnim partnerima u inicijalnoj fazi pre zaključenja ugovora o saradnji, a da nakon toga pregovori o saradnji nisu uspeli. Ovakav scenario može se izbeći zaključenjem NDA još u fazi pregovora, odnosno pre zaključenja ugovora o poslovnoj saradnji.

Vrste NDA ugovora – Srbija

Imajući u vidu raznolikost poslovnih odnosa, a samim tim i raznovrsnost poverljivih informacija koje se razmenjuju između strana, od suštinskog je značaja zaključiti NDA koji će obuhvatiti sve važne aspekte – od pravilnog definisanja poverljivih i osetljivih informacija do preciznog određivanja mehanizma njihove zaštite poverljivosti.

S obzirom na različite oblasti u kojima se ovaj ugovor može zaključiti, možemo izdvojiti pet različitih vrsta NDA ugovora:

• Jednostrano obavezujući NDA;
• Dvostrano obavezujući NDA;
• NDA sa zaposlenima;
• IT NDA;
• NDA sa freelancerima/konsultantima.

Jednostrano obavezujući NDA

Jednostrani NDA ugovor se zaključuje u situaciji u kojoj samo jedna ugovorna strana otkriva poverljive informacije, dok je druga strana u obavezi da te informacije čuva kao tajnu. Ovaj ugovor o poverljivosti je uobičajen u situacijama kada jedna kompanija ili pojedinac treba da otkrije poverljive informacije, a da ne očekuje da zauzvrat primi bilo kakve informacije.

Takva otkrivanja su česta prilikom uspostavljanja radnog odnosa, kada kompanije dele svoje poverljive informacije sa eksternim dobavljačima ili u postupcima spajanja i akvizicija (M&A).

Dvostrano obavezujući NDA

Ova vrsta NDA ugovora se zaključuje kada obe ugovorne strane otkrivaju poverljive informacije, te je obaveza zaštite takvih informacija međusobna. Prednosti zaključivanja ovakve vrste ugovora su:

• Jednaka bezbednost razmenjenih podataka između ugovornih strana;
• Omogućava transparentne pregovore između strana;
• Definiše jasne postupke zaštite, odnosno radnje koje se preduzimaju u slučaju zloupotrebe poverljivih informacija.

Ugovor o poverljivosti sa zaposlenima

NDA u oblasti radnog prava nije retkost – zaključuje se između poslodavca i zaposlenog prilikom uspostavljanja radnog odnosa, pri čemu se detaljnije definiše šta se smatra osetljivim informacijama koje se dele tokom radnog odnosa. Zaključivanjem ovakvog ugovora, poslodavac štiti, između ostalog, sledeće informacije:

• Poslovne tajne;
• Liste klijenata, kontakte ili druge povezane poverljive podatke o klijentima koji mogu biti iskorišćeni od strane konkurencije;
• Informacije poput softverskog koda, istraživačkih podataka, patenata ili dizajna proizvoda razvijenih unutar kompanije;
• Poslovne planove i marketinške strategije;
• Budžetske planove ili strategije određivanja cena.

IT NDA

Vrsta NDA ugovora koji je posebno kreiran za IT industriju. Obično štiti osetljive informacije u IT sektoru koje se odnose na softver, hardver, sajber bezbednost, algoritme, podatke i druge poverljive informacije od otkrivanja neovlašćenim licima.

Na taj način, putem IT ugovora o radu, strana koja otkriva informacije osigurava da bilo koja poverljiva informacija u vezi sa tehnologijom, softverom, hardverom i intelektualnom svojinom (IP) ne bude otkrivena ili zloupotrebljena od strane neovlašćenih lica. IT NDA se često koristi kada kompanije, programeri, konsultanti ili saradnici razmenjuju međusobno poverljive informacije.

NDA sa freelancerima/konsultantima

Ovaj ugovor o poverljivosti se zaključuje prilikom angažovanja nezavisnih saradnika (često u oblasti marketinga i dizajna) ili konsultanata, kako bi se osiguralo da ne otkrivaju poverljive informacije.

Ključni elementi NDA ugovora

 Svi ugovori o poverljivosti (NDA) treba da sadrže sledeće odredbe:

• Identifikacija strana: pravilno identifikovanje strana u NDA ugovoru, što podrazumeva proveru autentičnosti i postojanja pravnog lica koje potpisuje ugovor – prethodna provera kako bi se utvrdilo da li je pravno lice sa kojim zaključujete NDA registrovano u registru privrednih društava koje se vodi pred Agencijom za privredne registre, kao i da li je registrovani zakonski zastupnik potpisao ugovor. Ako je druga ugovorna strana fizičko lice, potrebno je uneti sve relevantne identifikacione podatke u NDA.
• Identifikacija da li je NDA jednostrano obavezujući ili dvostrano obavezujući: u zavisnosti od okolnosti, da li obe strane razmenjuju informacije ili samo jedna strana, važno je naglasiti da vrstu NDA ugovora.
• Identifikovanje osetljivih informacija: definisanje obima osetljivih informacija u skladu sa vrstom NDA ugovora.
• Metod otkrivanja poverljivih informacija: NDA treba da sadrži odredbu o tome kako će se poverljive informacije otkrivati – usmeno, pisanim putem ili elektronski. Ovo može biti posebno važno u procesu „due diligence“, kada se razmenjuje veliki broj osetljivih podataka. Takođe, definisanje metoda otkrivanja informacija je važno kako bi se izbegla situacija u kojoj, na primer, poverljive informacije budu podeljene usmeno, a taj metod deljenja nije obuhvaćen NDA ugovorom.
• Mehanizam zaštite poverljivih podataka: u većini slučajeva strane ne definišu pravilno metod zaštite, što bi bilo recimo putem predviđanja ugovorne kazne u slučaju kršenja odredaba NDA.
• Situacije kada poverljive informacije mogu biti otkrivene (sudski postupci ili na osnovu naloga državnih organa).
• Klauzula o rešavanju sporova nije uključena ili je loše sastavljena: ova klauzula je posebno važna prilikom zaključivanja NDA sa inostranim elementom, tj. u slučaju kada izvođač ili poslovni partner sa kojim se zaključuje NDA ima registrovano sedište u stranoj državi. Klauzula se sastoji iz dva dela – prvi deo definiše koji će sud biti nadležan za rešavanje spora (ovde je takođe važno uzeti u obzir proces priznanja stranih sudskih odluka u Srbiji), a drugi deo propisuje koje pravo će se primenjivati za tumačenje spornih odredbi NDA. Pravo koje se primenjuje je pravo konkretne jurisdikcije, koje će se koristiti pri tumačenju sporne odredbe NDA i od suštinskog je značaja da bude pravilno definisano u NDA.
• Trajanje NDA: jedna od odredbi treba jasno da definiše vremenski okvir u vezi sa obavezama poverljivosti – tokom i nakon poslovnog odnosa.
• Klauzula o raskidu: utvrđivanje procedure postupanja sa poverljivim informacijama po okončanju NDA ugovora je veoma važan korak – Ovaj ugovor treba da sadrži obavezu primaoca da uništi i/ili obriše poverljive podatke, ili čak situacije kada primalac može da zadrži poverljive informacije i otkrije ih trećim stranama (uglavnom u slučajevima spora).

Pravne posledice u slučaju kršenja ugovora o poverljivosti

Kao što smo iznad, u pasusu koji se odnosi na ključne elemente ovog ugovora, pojasnili, veoma je važno da se u samom NDA ugovoru predvide posledice za stranu koja prekrši njegove odredbe. U tom pogledu, od izuzetne je važnosti da se na adekvatan i precizan način definiše mehanizam pravne zaštite ukoliko dođe do kršenja ugovora o poverljivosti.

Kao jedan od najčešće korišćenih mehanizama, naveli smo opciju predviđanja ugovorne kazne. Pored toga, strani koja trpi povredu pripada i pravo na naknadu štete, a svoja prava može ostvariti u sudskom postupku povodom tužbe za naknadu štete.

Zašto je NDA ugovor o poverljivosti podataka važan u poslovanju?

Ugovor o poverljivosti može imati veliki značaj u zaštiti poslovnih tajni, sigurnosti tokom pregovora, razvoju novih proizvoda i tehnologija, zaštiti podataka do kojih se došlo o klijentima i partnerima, izgradnji poverenja u poslovnim saradnjama, kao i prevenciji neovlašćenog korišćenja informacija. Važno je naglasiti da ovaj ugovor pruža neprocenjivu sigurnost u poslovanju.

U tom smislu, prednosti zaključivanja NDA ugovora su:

• Zaštita poverljivih informacija: NDA osigurava da su osetljive i poverljive poslovne informacije, poslovne tajne i intelektualna svojina zaštićeni.
• Jasne pravne procedure u slučaju otkrivanja poverljivih informacija: pruža pravni okvir za preduzimanje pravnih radnji ukoliko druga strana otkrije zaštićene informacije.
• Jasna definicija šta se smatra zaštićenim informacijama: definiše koje informacije se smatraju poverljivim, kako se mogu koristiti i ko ima pravo da im pristupi.
• Poverenje u poslovnim odnosima: stvara sigurno i fer poslovno okruženje za razmenu poverljivih informacija.
• Prevencija nelojalne konkurencije: sprečava bivše zaposlene, saradnike ili poslovne partnere da koriste poverljive informacije u svoju korist ili da ih podele sa konkurencijom.
• Prilagodljivost: NDA ugovori su prilagođeni specifičnim industrijama i poslovnim odnosima.
• Fleksibilnost: Radi zaključenja NDA ugovora možete koristiti elektronski potpis, što umnogome olakšava zaključenje ovog važnog ugovora.

Najčešće greške prilikom sklapanja ugovora o poverljivosti podataka

Prethodno smo spomenuli nekoliko važnih elemenata koje svaki NDA treba da poseduje, a koje stranke često zanemaruju prilikom zaključivanja NDA ugovora.

Međutim, svaki NDA je specifičan ugovor koji se sastavlja uzimajući u obzir konkretan poslovni odnos između ugovornih strana i oblast poslovanja. To znači da prilikom izrade i zaključivanja NDA ugovora posebna pažnja treba biti posvećena kako bi se obuhvatile sve važne stavke.

Važan aspekt je vremenski okvir za potpisivanje ugovora o poverljivosti – u mnogim slučajevima, NDA se ne potpisuje u pravovremenom periodu, što znači da se u određenim situacijama zaključuje tek nakon što su poverljive informacije već podeljene. Zbog toga je važno uzeti u obzir sve ključne elemente NDA kako bi se osigurala njegova efikasnost.

Još jedna greška je preširoko definisanje poverljivih informacija, koje strane čine u nadi da će se na taj način zaštititi od svih mogućih potencijalnih scenarija otkrivanja poverljivih situacija.

Međutim, važno je na jasan i precizan način definisati koje informacije su zaštićene, što znači koje informacije vezane za konkretan poslovni odnos treba smatrati zaštićenim. Obim zaštite može varirati i obuhvatiti različite aspekte poslovnog poslovanja, zbog čega je od suštinskog značaja da se informacije identifikuju na odgovarajući način. Pod pojmom poverljivih podataka se mogu podrazumevati informacije o bezbednosti i finansijama, poslovne tajne, lični podaci, medicinski podaci. itd.

Veoma je česta situacija i da ugovorne strane ne predvide odredbe koje se tiču zaštite prava intelektualne svojine. Ako još uvek niste obratili pažnju na prava intelektualne svojine, verovatno ih niste ni zaštitili na odgovarajući način.

U zavisnosti od vaših poslovnih aktivnosti, neophodno je da budete upoznati sa procesom zaštite žiga u Srbiji ili sa relevantnim procesima registrovanja patenta u Srbiji. S obzirom na važnost zaštite intelektualne svojine, ona je takođe ključna komponenta NDA – pravilno regulisanje i zaštita prava autorskog dela i intelektualne svojine. Prvo, morate definisati koja prava intelektualne svojine želite da zaštitite putem NDA, a zatim precizno i adekvatno definisati metod zaštite.

Kada se NDA ugovori najčešće zaključuju?

Najefikasnije je zaključiti NDA kada:

• ste u početnoj fazi pregovora sa partnerima o uspostavljanju saradnje ili
• započinjete zajednički projekat, ili
• želite da zasnujete radni odnos sa budućim zaposlenim.

Na primer, nakon otvaranja firme u Srbiji, kako biste razvijali poslovanje, verovatno ćete sklopiti ugovore sa poslovnim partnerima, marketinškim agencijama, saradnicima i zaposlenima. S obzirom na to, u tako ranoj fazi poslovanja, posebno je važno postupiti sa oprezom i pristupiti zaključivanju NDA ugovora.

Naravno, može se desiti da u toj fazi ne možete obuhvatiti sve potencijalne buduće poverljive informacije, ali uvek postoji mogućnost zaključivanja aneksa na NDA u kojem će biti definisan precizniji obim zaštićenih informacija.

Zaključak o ugovorima o neotkrivanju podataka

Zaključivanje NDA ugovora ne treba da bude samo „formalnost“ prilikom ulaska u poslovni odnos sa drugom stranom. Potpisivanje NDA je pitanje poslovne etike i zaštite najvažnijih aspekata vašeg poslovanja – poverljivih informacija i procesa koji čine osnovu vašeg poslovanja.

Definisanje ugovornih strana na odgovarajući način, kao i propisivanje svih relevantnih odredbi koje smo pomenuli, pomoći će vam da upravljate poslovnim odnosima na sigurniji i samouvereniji način.

Ako vaš postupak za uspostavljanje saradnje i zasnivanje ugovornih odnosa sa partnerima, zaposlenima i saradnicima uključuje potpisivanje NDA kao prvi korak, i ako vaš NDA nije samo jednostavan šablon, već sadrži sve ključne elemente koji pravilno odražavaju vaše poslovanje i štite poverljive informacije od suštinskog značaja za vašu firmu, možete biti sigurni.

Ako to nije slučaj, naš savet je da odmah preispitate vaše procedure za zaštitu poverljivih informacija i implementirate NDA ugovore na način koji garantuje najviši mogući nivo zaštite osetljivih poslovnih informacija. Advokatska kancelarija NCR Lawyers iz Beograda nudi kompletnu pravnu podršku u sastavljanju NDA ugovora ili u reviziji vašeg trenutnog NDA ugovora i njegovom prilagođavanju specifičnim poslovnim potrebama.

Ovaj članak je isključivo informativne prirode i ne predstavlja pravni savet. Ukoliko su Vam potrebne dodatne informacije u vezi sa predmetnom temom, budite slobodni da nas kontaktirate putem imejla office@ncrlawyers.com ili putem telefona +381677049551.